Indholdsfortegnelse

 

Forord

Grundlag

Organisation

Administration

Hvervning af frivillige

Mødevirksomhed

Uddannelse af frivilligege

Informationsvirksomhed

Husregler

 

Bilag:

1. Dansk Flygtningehjælps Frivilligpolitik
2. Foreningens vedtægter
3. Ordensregler
4. Vision, mission og handleplan af 2016

 

 

 

Forord

 

Det frivillige arbejde i Dansk Flygtningehjælp

Frivilligarbejdet har været et særligt prioriteret område med selvstændig politik og organisering siden 1. januar 1999, hvor kommunerne overtog integrationsopgaven i forhold til Dansk Flygtningehjælp.

I denne periode har frivilligarbejdet udviklet sig nærmest eksplosivt: Fra omkring 40 frivilliggrupper i tilknytning til det professionelle integrationsarbejde til mere end 240 selvstændige frivilliggrupper og 8 frivilligrådgivninger, som har samarbejdsaftaler med Dansk Flygtningehjælp.

 

Frivilligarbejdet supplerer professionel indsats

En meget stor del af flygtningene lever relativt isolerede i det danske samfund, selv når de kommer i arbejde eller ind på uddannelsesinstitutioner. En professionel indsats over for flygtninge kan hjælpe på væsentlige områder i forbindelse med integrationen, især når det drejer sig om sprogundervisning, almen introduktion til det danske samfund, afklaring af uddannelsesbehov og arbejdsmuligheder og behandling af fysiske og psykiske lidelser, men der er væsentlige områder, hvor professionel indsats ikke kan løse problemerne. Det drejer sig om hele det store område, der bygger på almindelig menneskeligt samvær ud fra ønsket om at bringe flygtninge og indvandrere ind i lokalsamfundene, så de bliver ligeværdige deltagere i det lokale liv.

Personlig kontakt mellem mennesker er den bedste metode til at bryde isolationen, skabe gensidig forståelse, få kendskab til dansk hverdagsliv og værdier og normer for på den måde at nedbryde myter og stereotype opfattelser af hinanden. Derfor er frivilligt integrationsarbejde en nødvendig og væsentlig faktor for, at integrationsprocessen samlet set kan blive vellykket.

Frivillige tilfører integrationen en helt særlig værdi med deres personlige engagement og støtte. Samtidig fungerer de som ambassadører for en positiv integrationsproces i lokalsamfundet og er på den måde med til at skabe åbenhed og involvering.

 

 

 

 

1. Grundlag

 

Formål

Når flygtninge skal integreres, er det nødvendigt, at de hurtigt lærer det danske sprog og finder sig til rette i vort samfund. Et vigtigt led heri er den daglige kontakt med almindelige danskere udenfor det officielle behandlersystem.

Dansk Flygtningehjælps Frivilliggruppe i Fredericia – herefter kaldet Frivilliggruppen - er et mødested for frivillige, hvor flygtninge og indvandrere kan komme og få lektiehjælp og være sammen med andre flygtninge og med danskere. Huset er rammen om kulturelle arrangementer og aktiviteter for flygtninge og indvandrere, ligesom det er rammen for møder for frivillige, både lektiehjælpens frivillige og de frivillige, der yder deres indsats udenfor huset.

 

At være frivillig

Der er mange forskellige grunde til at være frivillig. Det kan f.eks. være:

- lyst og overskud til at påtage sig et job – og til at samarbejde med andre
- behov for samvær og for at møde mennesker fra en anden kultur
- følelse og oplevelse af at være med til at gøre en forskel

Uanset grunden er det vigtigt at have gjort sig sine ønsker, evner og motiver klart for ikke at blive skuffet og opleve det frivillige arbejde som en sur pligt i en god sags tjeneste.

 

At hjælpe

At hjælpe og gøre noget for andre – er også at gøre noget for sig selv!
At lave noget sammen med andre – er også at være en del af noget!
Nøgleordene er gensidighed og ligeværd.

 

 

At have rettigheder, pligter og forventninger

Som frivillig har man ret til:
- at arbejde med det, man har lyst til
- at bruge den tid, man har lyst til
- at sige nej, når man ikke har lyst eller interesse
- til enhver tid at ændre de aftaler, man har indgået

 

Som frivillig har man pligt til:
- at holde de aftaler, man har indgået, indtil de ændres
- at overholde tavshedspligten
- at være loyal overfor Frivilliggruppen og dets aktiviteter
- at være åben og prøve på at lære

 

Som frivillig har man forventninger om:
- at man får en god modtagelse i gruppen og en god indføring i opgaverne
- at man respekteres og påskønnes for sit arbejde
- at man bliver rimeligt informeret
- at man bliver taget med på råd og får indflydelse på udviklingen
- at man får mulighed for at deltage i aktuelle kurser og temadage
- at man har nogen at læne sit hoved til, når problemer opstår.

 

 

 

 

 

2. Organisation

 

Ledelse

FRIVILLIGGRUPPEN i Fredericia er en forening, der ledes af en bestyrelse med ansvar overfor foreningens årsmøde (= Generalforsamlingen). Formålet med Frivilliggruppen er at organisere det frivillige arbejde med flygtninge og indvandrere til støtte for det professionelle integrationsarbejde, som Fredericia Kommune er ansvarlig for.

 

Bestyrelsen

Bestyrelsen sammensættes i henhold til foreningens vedtægter og konstituerer sig med formand, næstformand, kasserer og sekretær. Suppleanterne deltager normalt i møderne.

Flygtningehjælpens Frivilligkonsulent kan deltage i møderne efter behov med status af observatør og rådgiver.

Bestyrelsen konkretiserer og beskriver de frivilliges opgaver. Den er ansvarlig for:
- huset og dets drift
- hvervning og uddannelse af de frivillige
- økonomistyring og administration
- igangsætning og udvikling af aktiviteter (se vedhæftede ”Vision, mission og handleplan” af 2016

 

Bestyrelsen vælges på Årsmødet og supplerer sig selv ved opfordring til egnede frivillige.

 

 

 

 

 

 

3. Administration

 

Budget og regnskab

Fredericia Kommune yder efter ansøgning et årligt tilskud til Frivilliggruppen (§ 18-midler). Midlerne tildeles på grundlag af et budgetforslag, der udarbejdes af bestyrelsen. Når § 18-midlerne annonceres i dagspressen, fremsendes budget og årsregnskab sammen med ansøgningen.

Pengene bruges først og fremmest til Frivillighusets drift d.v.s. udgifter til husholdning (kaffe/te, blomster, kontorartikler, inventar, reparationer m.m.) samt til IT og rimelige udgifter til fortæring under møder. Ethvert køb dokumenteres ved regning eller kassebon.

Regninger, opkrævninger m.v. betales af kassereren. Større indkøb, f.eks. af inventar, skal godkendes af bestyrelsen. Kassereren fører regnskab, der henviser til regninger/bons med bilagsnumre. Der må ikke afholdes udgifter til transport eller løn for tjenesteydelser.

Frivilliggruppen indsender inden den 1. april et revideret regnskab for det foregående år til Fredericia Kommune. Regnskabet udarbejdes af kassereren, revideres af foreningens revisor og godkendes af bestyrelsen. Samme regnskab fremlægges til godkendelse ved foreningens årsmøde.

 

Transportgodtgørelser

Transportudgifter i forbindelse med det frivillige arbejde kan godtgøres af Dansk Flygtningehjælp. Anvendelse af offentlige transportmidler skal dokumenteres. Udgifter til transport i eget køretøj beregnes efter antal kørte kilometer. Som kilometertakst anvendes Statens laveste takst. Transportudgifter godtgøres efter udfyldelse af en særlig blanket, der hvert kvartal sendes til formanden til godkendelse. Formanden videresender den til regionens konsulent.

 

 

 

 

 

 

4. Hvervning af frivillige

 

Hvervekampagner

Mange frivillige stiller sig til rådighed efter at have hørt om behovet fra bekendte e.l. Egentlige hvervekampagner kan være nødvendige for at skaffe flere frivillige, eller når der startes en ny type aktivitet.

Kampagner skal godkendes af bestyrelsen. Annoncering efter frivillige kan ofte med fordel suppleres med ”åbent hus” arrangementer.

 

Nye frivillige

Nye frivillige godkendes efter samtale med formanden eller tovholderne for netværksfamilier. Samtalen har til formål at vurdere, om den pågældende kan passe til gruppen og det frivillige arbejde. Desuden orienteres om procedurer og arbejdsmetoder.

Emner for samtalen kan være:
- motivation og forventninger
- evner og forudsætninger
- rettigheder og pligter
- gruppens aktiviteter og ordensregler

Er der enighed om at påbegynde det frivillige arbejde, aftales arbejdsområdet og dets omfang. Der udfyldes og underskrives en aftale om frivilligt arbejde, og der udfærdiges en ”børneattest”.

 

Aftale om det frivillige arbejde

Personoplysninger for alle frivillige indgår i en database hos Dansk Flygtningehjælp. Databasen ajourføres på grundlag af ”Aftale om frivilligt arbejde” og de løbende ændringer, der måtte forekomme. Et eksemplar af ”Aftale om frivilligt arbejde” (=kontrakten) opbevares hos Frivilliggruppen. Kopi udleveres til den frivillige, og en kopi sendes til vor konsulent. Kontrakten har ingen retslig gyldighed, men er moralsk bindende indtil den ændres af en af parterne.

 

 

Forsikringsforhold

Alle frivillige er omfattet af Dansk Flygtningehjælps lovpligtige arbejdsgiverforsikring, der dækker arbejdsulykke og ansvar under frivilligarbejdet.

 

Passive frivillige

Frivillige, der midlertidigt (max 1 år) ønsker en pause i samarbejdet, men gerne vil bevare kontakten med Frivilliggruppen, kan indgå i databasen som ”passive”. De modtager herefter fortsat Frivilligbladet samt husets informationsbreve m.v.

 

 

 

 

 

5. Mødevirksomhed

 

Bestyrelsesmøder

Bestyrelsen afholder møder en gang pr. måned. Dagsorden udarbejdes og sendes til bestyrelsens medlemmer og til konsulenten. Referat udarbejdes og udsendes snarest efter mødet. Alle frivillige får et eksemplar og et opbevares hos Frivilliggruppen.

Eksempel på dagsorden:
- godkendelse af referat fra sidste møde
- orientering fra bestyrelsens medlemmer
- orientering fra formanden
- økonomi
- sager, hvor der skal tages beslutning
- indkomne forslag
- eventuelt

 

Fællesmøder for de frivillige

Bestyrelsen bør gennemføre arrangementer for alle frivillige med jævne mellemrum. Faste arrangementer er et sommermøde, en julefrokost samt årsmødet. Arrangementet kan være en kombination af orientering, faglig formidling og socialt samvær. Derudover holdes fællesmøde, hvis der er noget aktuelt, som berører alle frivillige.

 

 

 

 

6. Uddannelse af frivillige

 

Dansk Flygtningehjælp afholder kursusvirksomhed fælles for alle frivillige. Kurser og temamøder bekendtgøres i et kursusprogram på Dansk Flygtningehjælps hjemmeside. Alle udgifter i forbindelse med kursusdeltagelse inkl. transport dækkes af Dansk Flygtningehjælp. Interesserede tilmelder sig direkte som anvist i kursusprogrammet. NB! Pas på tilmeldingsfristen.
Bekræftelse på tilmeldingen tilgår deltageren direkte.

 

 

 

 

7. Informationsvirksomhed

 

Frivilligbladet

Bladet udgives af Dansk Flygtningehjælp og udkommer 4 gange årligt. Bladet indeholder redaktionelt stof, artikler omkring et tema og lokalt nyt fra frivilliggrupperne. Sendes til alle frivillige.

 

Dansk Flygtningehjælp

Nyhedsbrev for alle de frivillige under Dansk Flygtningehjælp udsendes på mail hver fredag.

 

Orientering til Frivilliggruppens frivillige

For at skabe fællesfølelse omkring Frivilliggruppen er det vigtigt, at alle frivillige løbende underrettes om alle gruppens aktiviteter.
Informationerne kan f.eks. være:
- referater fra bestyrelsesmøder
- oversigt over husets frivillige
- aktiviteter og arrangementer

 

Oplysningerne kan gives via:
- opslagstavlen i lektiehjælpen
- orienteringsmøder
- e-mail

 

Pressepolitik

Frivillige må principielt ikke udtale sig til pressen eller til myndigheder på Dansk Flygtningehjælps vegne. Henvendelse herom henvises til konsulenten.

Enhver frivillig kan dog udtale sig til hvem som helst på egne vegne om det, man selv beskæftiger sig med og har forstand på. Det er den enkeltes ansvar, at udtalelsen er velovervejet, sanddru og loyal i forhold til Frivilliggruppens virksomhed.

 

 

 

 

8. Husregler

 

Regler for brug af lektiecaféen

- der skal altid være mindst to frivillige på vagt (af sikkerhedsmæssige grunde, da det er mennesker med ar på sjælen, vi arbejder med)
- der skal altid foreligge en klar aftale med bestyrelsen om hvem, hvornår og til hvad, huset kan og skal bruges.

Nøgle til huset kan evt. udleveres mod kvittering til den frivillige.
Nøglen afleveres ved fratræden som frivillig – det gælder også ”passive” frivillige.

Almindelig oprydning, aftørring af borde samt opvask foretages af de frivillige efter hver aktivitet.

 

 

Revideret maj 2017